>> Calendar > 3-bar icon > Activities

Langkah pertama untuk mulai menggunakan Calendar adalah dengan menentukan berbagai macam Aktivitas Kerja yang ada di perusahaan Anda, contohnya "Working" (jam kerja reguler) atau "Overtime" (lembur).

Setting Aktivitas akan menentukan"

• Siapa dan bagaimana aktivitas dijadwalkan
• Bagaimana Anda membayar untuk aktivitas tersebut
• Cara mengatasi keterlambatan absensi
• Perlakuan pada hari-hari khusus seperti bekerja pada hari libur atau shift malam

Anda memiliki kebebasan penuh untuk membuat, mengedit, dan menghapus sebanyak mungkin aktivitas yang Anda perlukan.

Klik <EDIT> pada salah satu aktivitas default yang dibuat sebelumnya ke sistem Anda atau klik <ADD ACTIVITY> untuk membuat aktivitas baru.

ACTIVITY TYPE (TIPE AKTIVITAS)

• Activity Name - nama aktivitas yang familiar untuk Anda dan karyawan, seperti "Kerja", "Lembur", dsb. Cobalah untuk memberikan nama sesingkat mungkin.

• On/Off-Work – aktivitas kerja harus di set sebagai On-work, cuti diset sebagai Off-Work

• Paid/Unpaid – aktivitas kerja biasanya diset sebagai Paid.   

• Rostered/Requestable - aktivitas kerja biasanya diset sebagai Rostered, artinya aktivitas tersebut dijadwalkan oleh manajer di modul Calendar. Requestable artinya karyawan bisa mengajukan aktivitas tersebut, seperti cuti atau lembur.

AUTHORIZATIONS (OTORISASI)

• Can be scheduled on a Holiday - biasanya diset sebagai No untuk melewati hari libur saat aktivitas dijadwalkan.
• Can be scheduled on a Rest Day - dapat diset bagai Yes untuk aktivitas kerja, karena Anda mungkin perlu untuk meminta seseorang untuk bekerja pada hari istirahat mereka
• Requires manager approval? - set sebagai Yes, jika Anda mengharuskan aktivitas disetujui oleh atasan sebelum dimasukan ke Calendar.   (Lihat Approval Matrix untuk menentukan struktur persetujuan)
• Require Employee Consent? - biasanya diset sebagai No, kecuali Anda meminta karyawan tersebut untuk menyetujui jadwal yang akan diberikan (contohnya pada Lembur)
• Is Primary Working? - pilih Yes, jika merupakan aktivitas kerja reguler utama bagi karyawan, misalnya untuk aktivitas "Working". Pilih No, jika merupakan aktivitas tambahan seperti "Lembur". Pengaturan ini akan mempengaruhi bagaimana kehadiran dihitung untuk aktivitas tersebut/
• Notice Period - jumlah hari minimum di mana karyawan harus mengajukan sebelum aktivitas dimulai. Misalnya: karyawan harus mengajukan minimal 7 hari sebelum Cuti Tahunan dimulai.
• Past Filing Limit - jumlah maksimum hari di mana karyawan dapat mengajukan setelah aktivitas dimulai.
  Catatan: Anda hanya dapat memilih salah satu dari Notice Period atau Past Filing limit, tidak dapat memilih keduanya

WAGE SETTINGS (SETTING GAJI)

• Wage Basis – aktivitas dapat dibayar per hari atau per jam, berdasarkan gaji pokok atau penghasilan bruto per bulan (lihat Define employee Wage Basis).
• Wage Type – tentukan aktivitas sebagai Gaji Pokok, pembayaran kerja di hari libur, pembayaran lembur, pembayaran shift malam, atau pembayaran cuti; ini digunakan untuk mendapat laporan penggajian yang terperinci.
• Wage Paid
• Wage Rate – dibayarkan sebagai persentase dari Wage Basis atau Upah Dasar. Misalnya aktivitas "Working" dibayar 100% dari Tarif Upah, di mana "Overtime" dapat dibayar 120% dari Upah Dasar.
• Fixed Wage – dibayar dengan jumlah nosional tetap
• Range – dibayar dengan tarif persen yang berubah berdasarkan lamanya waktu aktivitas. Misalnya 100% jam pertama, 200% jam kedua, 300% jam ketiga, dan lain sebagainya.
• Pay for Excess Hours Worked - aktivitas akan dibayar secara otomatis untuk jam kerja yang melebihi jam yang dijadwalkan.

TARDY SETTINGS (SETTING KETERLAMBATAN)

• Check-in Required – jika “Tidak”, ketepatan waktu kehadiran TIDAK akan diperlukan untuk aktivitas tersebut terlepas dari apakah karyawan itu diharuskan untuk check-in. Fitur ini berguna saat membuat aktivitas seperti daftar Cuti Tidak Berbayar.
• Tardy Grace – tenggang waktu dimana karyawan tidak akan dianggap terlambat.
• Tardy Rounding - jika Tardy Grace terlewati, maka keterlambatan akan dibulatkan ke atas ke selisih waktu terdekat.
• Deduct wage for Tardiness? - jika “Yes”, maka keterlambatan akan otomatis dipotong dari gaji
• Deduct Tardy Grace from Wage? Jika “Yes”, maka Tardy Grace akan termasuk dalam waktu keterlambatan.  Jika “No”, maka hanya waktu keterlambatan yang melebihi Tardy Grace akan dikurangi dari gaji.

OVERTIME WINDOW

Acara kerja tunggal dapat ditentukan dengan jadwal kerja reguler ditambah jadwal lembur tambahan (Overtime Window). Pengaturan di sini akan menentukan bagaimana lembur akan dibayar.

HOLIDAY PAY

Memungkinkan Tarif Upah tambahan untuk dibayarkan secara otomatis jika aktivitas tersebut diselesaikan pada hari libur atau hari istirahat.

• Work On – daftar berbagai jenis situasi di mana gaji tambahan mungkin diperlukan
• Wage Type – ditetapkan sebagai "Overtime Pay" untuk upah yang ditambahkan di atas upah reguler misalnya pada Lembur, atau "Holiday Pay" untuk jenis di mana upah reguler diganti dengan upah yang lebih tinggi, misalnya bekerja pada hari libur.
• Wage Rate % - tingkat pembayaran akan dikalikan dengan tarif yang ditentukan di sini

NIGHT DIFFERENTIAL

Mengotomatiskan pembayaran dengan tarif yang lebih tinggi jika pekerjaan diselesaikan selama jam-jam tertentu dalam sehari.

• Night Differential Rate - persentase tarif upah yang akan diterapkan pada jam kerja diferensial malam.
• Night Differential Times – waktu mulai dan berakhir di mana jam kerja diferensial malam akan berlaku.

Penting Untuk Diingat

Jenis aktivitas dapat ditambahkan, dihapus, direvisi kapan saja, tetapi:

• Jika dihapus, maka aktivitas tidak hanya dihapus untuk di masa mendatang tapi juga akan dihapus dari MASA LALU
• Jika diedit, perubahan hanya akan berlaku untuk penggajian yang masih "open" atau belum diproses dan ditutup. Aktivitas bagian dari batch penggajian "closed" atau sudah ditutup (yaitu Aktivitas masa lalu) tidak akan mempengaruhi perhitungan penggajian karena batch sudah ditutup.

Sekarang Anda telah mengatur Aktivitas kalender untuk karyawan Anda!

Tetapkan Aktivitas untuk karyawan Anda melalui Creating Working Schedules